Как провести совещание или конференцию чтобы не было мучительно больно…
«Скучно?.. Затянуто?.. Не вовлекает?»
Какие еще слова можно часто услышать от участников корпоративной, дилерской конференции или циклового совещания? А если это партнерское мероприятие, которое должно быть обязательно вовлекающим и поднимать лояльность участников?
Требования к конференции, проводимой для повышения лояльности партнеров или сотрудников, всегда очень высоки.
Причины неудачи
Среди причин низкой вовлеченности участников совещаний и конференций (по данным наших опросов в 2013-2014 году) были названы:
- «плохая программа» (плохо продуманная последовательность событий, отсутствие динамики и интерактива) — до 70% ответивших;
- «плохой контент» (неинтересные темы выступлений, неумелые спикеры, плохая подача материала) — 56% ответивших;
- «плохой сервис» (проблемы с организацией пауз, неэффективные технические решения) — 35% ответивших.
Организация и проведение совещаний/конференций
Геймификация все больше проникает в наш быт и бизнес. Почему бы не применить игровые технологии для повышения вовлеченности участников конференций и партнерских мероприятий? Мы это уже сделали!
Если вы еще не знаете, каким должно быть ваше цикловое совещание или конференция, и чем мы можем вам помочь в их организации, свяжитесь с нами любым удобным образом.
Например, 
+7 (495) 644-97-70 или в форме обратной связи справа.
К игровым форматам мы можем дополнительно предложить:
- поиск помещения;
- организацию кейтеринга;
- ди-джея;
- фото- и видеосъемку.
Заказать сейчас
Если у вас стоит задача разработки программы циклового совещания или корпоративной конференции, то мы можем помочь вам:
- разработать концепцию и программу с учетом групповой динамики;
- предложить инструменты для организации обсуждения и принятия решений;
- встроить игровые механики, позволяющие повысить активность и вовлеченность участников;
- повысить количество коммуникаций участников друг с другом, обеспечив построение горизонтальных связей;
- предложить несколько вариантов заполнения пауз и вечерней программы — для повышения динамики и снижения формальности общения.
Слагаемые успешного мероприятия
Разработка программы совещания/конференции
Любое мероприятие подвластно психологическим законам, и понятие «групповая динамика» применимо не только для тренингов. Закономерности эмоционального состояния участников, восприятия информации, работоспособности групп и многое другое должно учитываться при планировании стратегических сессий, корпоративных конференций и партнерских мероприятий.
Мы поможем:
- продумать программу, ориентированную на максимальную включенность участников — составить последовательность пленарных заседаний, презентационных блоков и перерывов;
- сформировать список вопросов на рабочие группы и дискуссии (а также предложим инструменты фиксации результатов обсуждений);
- разработать временное расписание, учитывающее все вышеизложенные особенности.
Инструменты для обсуждения и принятия групповых решений
Одними из важнейших в организации и проведении стратегических сессий и конференций являются вопросы вовлечения участников и фиксации результатов групповых обсуждений.
Именно поэтому мы предлагаем современные инструменты, признанные во всем мире и доказавшие свою эффективность для применения в России.
«Бизнес-салфетка» относительно молодой инструмент. Разрабатывался он для применения на стратегических сессиях. Но мы используем его и для фасилитации совещаний или креативных сессиях. Особенно удобен при большом количестве рабочих групп, когда их необходимо вести по одной структуре обсуждения и получать результаты в одном формате.
В некоторых случаях применение «бизнес-салфетки» позволяет снизить бюджет мероприятия за счет уменьшения количества фасилитаторов.
Методы принятия решений
В большинстве обсуждений, направленных на принятие решений, достаточно трудно добиться консенсуса. Особенно в ситуациях со множеством определяющих факторов. Именно поэтому существует множество методик, позволяющих делать это наиболее рациональным и безэмоциональным способом.
Наиболее простым и часто используемым является голосование с множественным выбором.
Более продвинутым можно считать метод decision grid, в котором отображается и оценивается каждый фактор. В результате принимается сбалансированное и взвешенное решение.
Повышение вовлеченности участников совещания
Здесь мы можем предложить интерактивные форматы для участников: от работы со стимульными картинками и «голосовалками» до создания обсуждения в социальных сетях или форума на сайте.
Организация нетворкинга
Одним из наиболее нами любимых форматов является организация обмена контактами между участниками. Возможность познакомиться с коллегами из других регионов или найти партнеров — одна из дополнительных выгод хорошо организованной конференции. Мы стараемся геймифицировать этот процесс, сделать его многомерным и интересным.
Тимбилдинги и интерактивы на конференцию
Каждая удачная конференция обязательно имеет в своей программе модули, которые помогают участникам быстрее познакомиться друг с другом или же выстраивают неформальную обстановку, снимают напряженность, веселят в паузах.
Мы можем предложить целую батарею форматов:
- энерджайзеры (например, Body percussion или барабанные интерактивы);
- короткие командообразующие игры продолжительностью от 10 до 30 минут;
- мастер-классы, которые можно проводить в перерывы;
- относительно продолжительные деловые игры (до 3-4 часов), которые могут стать отдельным блоком программы идейно продолжающим обсуждаемые темы.
Организация рефлексии
Завершающие активности, помогающие подводить итоги очень важны для корпоративных конференций.
Обычно для организации рефлексии процесса и результатов мероприятия мы используем несколько инструментов: формальных (например, анкетирование) и творческих. Это могут быть графические способы, театральные. Иногда, если позволяет техническое обеспечение, наши участники снимают фильмы. Конечно же, творческие форматы особенно запоминаются участниками мероприятий. Да и организаторам остаются материалы, которые можно использовать в промо-целях.
МЫ СДЕЛАЕМ ВАШЕ МЕРОПРИЯТИЕ ИНТЕРАКТИВНЫМ И УВЛЕКАТЕЛЬНЫМ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ
Свяжитесь с нами сейчас!
И уже завтра мы будем работать над вашим совещанием.
Уже 10 лет мы разрабатываем и помогаем проводить корпоративные конференции. Весь свой опыт мы готовы предложить для планирования вашего мероприятия.
Наши консультанты работали с:
