Дистанционная стратегическая сессия: как провести без потерь

Возможно ли проведение стратегической сессии онлайн? Если короткие оперативные совещания более-менее осуществимы в режиме Skype или Zoom конференции, то как быть с разработкой Стратегии и определением долгосрочных целей компании? Постараемся в этой статье раскрыть основные ошибки, совершаемые при планировании и проведении стратегической сессии онлайн. И ответим на вопрос: «возможно ли это?».

Время чтения: 5 минут.

Переходим в онлайн: основные ошибки

Ситуация с пандемией заставляет нас все больше переводить многие процессы и мероприятия из «живого» формата в дистанционный. И за прошедшие полгода мы участвовали в нескольких подобных проектах, которые показали типичные ошибки при организации и реализации. Итак:

Технические проблемы

• ненастроенный/нелицензионный софт или бесплатные версии с урезанным функционалом;
• слабый канал доступа в Интернет у ключевых участников стратегической сессии;
• отсутствие сервисов для совместной работы над файлами – как оказалось, это один из важнейших пунктов;
• использование файлов (которыми будут обмениваться участники) с разными расширениями или требующими нестандартных приложений;

Человеческий фактор

• Отсутствие модератора обсуждения, который следит за регламентом;
• Неумение пользоваться базовыми функциями софта;
• Неумение людей четко формулировать мысль и, вообще, слабые презентационные навыки;
• Неумение/нежелание поддерживать свою включенность в процесс, должный ритм, сопротивление формату через неконструктивное поведение в отношении других выступающих.

Фактор формата

Отвлечения или низкая включенность участников – бичь любого совещания, проводимого онлайн. Долгие обсуждения в группе (особенно, когда двое-трое участников «сцепятся из-за запятой») Возможность отключиться, отвлечься, пойти налить кофе или тайком почитать новости… Все это убивает внутреннюю динамику группы, делает мероприятие вязким.

В связи с этим с участниками онлайн стратегический сессии нужно постоянно поддерживать контакт, запрашивать обратную связь, всячески «активировать».

И это достигается несколькими решениями:

• составление динамичной программы (со сменой форматов участия/обсуждения), предоставляющей всем руководителям возможности активного участия;
• часть работы по анализу и планированию проводить сначала в индивидуальном режиме за рамками сессии: участники самостоятельно формируют свое решение/мнение в заранее заготовленных формах, и только потом происходит его утряска в групповом обсуждении;

Да, в этом случае часть происходит «не онлайн» - в сервисах совместной работы, Google-таблицах и т.д. И достаточно времени тратится на выработку формата для такой индивидуальной работы.

• выстраивать регламент высказывании таким образом, чтобы каждый мог представить свое мнение (хотя бы по отличающимся пунктам).

Кстати, сервисы совместной работы позволяют маркировать пункты, которые у участников вызывают вопросы. И по этим вопросам и можно строить обсуждение.

• учитывать, что дистанционный формат групповых обсуждений занимает значительно большее время. Поэтому формировать программу с учетом этого фактора.

Одни здесь – другие там…

Исключительно неудачные варианты проведения стратегической сессии онлайн, которые мы выделим специально. Когда часть участников подключают по «удалёнке», а другая часть обсуждает очно. Что мы получаем? Правильно: активна только та часть, которая работает вместе офф-лайн. Ведь у них есть зрительный контакт, эмоциональная связь, возможность даже невербального общения.

Так что наша очередная рекомендация – не смешивать форматы присутствия участников на стратегической сессии. Либо дождаться возможности провести очное мероприятие для всех, либо перенести всех в удаленный формат обсуждения.

Рекомендации по стратегической сессии онлайн

Здесь опять же будем дробить на несколько направлений/областей планирования онлайн мероприятия.

Готовим «технику»

1. Иметь лицензионный дистрибутив/оплаченный пакет "софта" (видеоконференц связь и другие сервисы) на всех участников сессии.
2. Иметь администратора/ов приложения и конференции, которые все время смогут сопровождать участников и решать технические вопросы, работать с группами/«комнатами».
3. Проверить подключение у большинства участников сессии (или хотя бы у основных спикеров) заранее. Проинструктировать о возможности показа презентаций, рабочего стола, медиафайлов.
4. Сделать памятку по основным функциям используемого программного обеспечения и заранее выслать участникам.

Планируем и управляем процессом

1. Заблаговременное формирование списка участников и рабочих групп. Понимание, как переформировать группы, если несколько участников «выпадет». Не делать слишком большие или маленькие группы – оптимально 5-6 участников.

Вообще, в стратегической сессии должны участвовать только ключевые топ-менеджеры (и/или собственники) компании, принимающие решения о ее будущем и отвечающие за стратегические направления. Поэтому проводить мероприятие онлайн на 80 человек и называть это «стратегическая сессия» не совсем правильно. Если вам нужно объять как можно больше сотрудников, лучше назвать мероприятие «конференция».

2. В каждой группе выделять роль модератора обсуждения. Возможно – провести заранее установочную сессию (основы фасилитации и обсуждение программы).
3. Дробить обсуждение на логические блоки не более 1,5-2 часов. По возможности менять форматы работы участников. Многое уводить в офф-лайн и предварительную работу.
4. В процессе – принять правило не отключать видео со своих камер.
5. Делать перерывы чаще, чем в офф-лайн мероприятии. Но не делать их слишком длительными.
6. Соблюдать регламент. Не вылезать за отведенное время.
7. Пока выступает спикер остальные участники могут фиксировать свои вопросы в чате или сторонней форме (здесь, кстати, можно устроить мини-голосование вопросов).
8. Обязательно дублируйте решения письменным образом. И так, чтобы все участники могли видеть эти записи в процессе.

Резюмируем

Проводить ли дистанционную стратегическую сессию или подождать до возможности очного участия всех руководителей и ключевых лиц компании? Вопрос остается открытым.

Если вы можете обеспечить активное и равноправное участие всех – можно проводить. Заранее понимая, что эффективность обсуждений, вовлеченность и эмоциональный отклик будут несколько ниже ожидаемого. Ну, а мы можем предложить свои услуги по проведению стратегических сессий даже в онлайн.

Так что традиционное «Кто на новенького?»