Неэффективная стратегическая сессия

Здесь мы проанализируем факторы, влияющие на эффективность стратегической сессии. Обсудим возможности повышения качества результатов. И даже коснемся моментов, актуальных для нынешних условий – насколько эффективна стратегическая сессия, проведенная онлайн.

Время чтения: 12 минут.

Почему «не взлетела»?

Мы иногда слышим о неудовлетворенности проведенной стратегической сессии. Проведя опрос среди знакомых hr и руководителей, выяснили основные причины низкой эффективности формата:

1. Проблемы с целью.
2. Плохо составленный сценарий стратегической сессии.
3. Отсутствие действий после или «недолговечность» выработанного плана.
4. Неадекватное формирование состава участников.
5. Неадекватное соотношение «стоимость vs результат».

Попробуем разобраться с причинами и поделимся несколькими кейсами из своей практики.

Цель должна быть…

Да, она должна быть. И быть, как ни банально, по всем критериям SMART.

На самом деле, сформулируйте по СМАРТ и вот вам программа стратегической сессии.

Мы видим основные цели стратегической сессии:

• истинная - выработка Стратегии компании, обсуждение ключевых компетенций компании, постановка целей и выработка планов достижения;
• мотивационная - согласование и вовлечение, увеличение мотивации к достижению целей компании.

Про желание совместить разработку Стратегии или целей с трансляцией на широкие массы сотрудников поговорим ниже.

Еще она проблема с постановкой цели – ее неконкретность. Или разработка Стратегии ради нее же самой.

Например, цель совещания «Выработка Стратегии на горизонте 3 года». Сессия проводится, ключевые части Стратегии вырабатываются. А далее ничего. То есть выработка Стратегии становиться самоцелью мероприятия: «она у нас есть…наша Стратегия».

Но Стратегия – принцип существования/функционирования компании и приоритетные цели на относительно длительном горизонте (3-5-7 лет). Поэтому следующим этапом после формулирования принципов должен быть этап выработки целей и построения проектов/планов их достижения. Чего иногда не происходит.

И здесь мы подходим к третьему моменту – отсутствие четкого плана и действий по его достижению. И во многом это происходит из-за неправильно составленной программы – выделения недостаточного времени на формулирование ключевых проектов или создание плана.

Сценарий стратегической сессии

Как уже говорилось выше, типичная «ошибка» при разработке программы – закончить сессию на постановке целей и передать все на декомпозицию «после» в секретариат (если он еще имеется). Что происходит потом: с документом начинает работать сотрудник, который не принимал участия в обсуждении, не понимает идеологии материала или недостаточно компетентен. начинаются «пинания» документа по руководителям.

Только в очень структурированной компании (можно сказать -бюрократической) результаты обсуждения декомпозируются после сессии до планов/приказов и претворяются в жизнь.

Выход один – принимать решения на сессии: формировать план, оформлять наброски приказов. Но на это в программе сессии часто не отводится времени. Поэтому наши следующие рекомендации:

1.Закладывать не менее 20-25% времени сессии на проработку планов и распределение ответственности.

2.Делать «план плана»

Да, это пункт, вытекающий из предыдущего. Если все же решено дорабатывать материалы сессии после ее завершения (ну, действительно, материалов может быть много, оцифровка и построение подробной дорожной карты с учетом всех подразделений занимает массу времени), то нужно четко определить, кто, что и в какой последовательности делает. Когда будет принята финальная редакция. И на составление такого плана нужно заложить достаточно времени сессии.

3.Делать программу динамичной

Мы много говорим, что сам процесс командного обсуждения не должен быть вязким. Если участники засыпают, не вовлечены в процесс обсуждения или их мнение не важно для результатов, то сессию можно признать неудачной.

Учитывать групповую динамику, встраивать в обсуждения модули, которые будут активировать участников, применять форматы, которые дают возможность им высказываться – одна из задач при планировании программы. И мы это делаем в процессе разработки стратегической сессии.

Думать о трансляции и вовлечении

Большинство «неэффективных» стратегических сессий заканчиваются на моменте принятия документа и доведении до сотрудников его в электронном виде. Сотрудники ознакомились… ничего не поняли…и забыли.

Помним, что Стратегия — это «способ жизни» компании. Если она «не перевариться и не усвоиться» сотрудниками, таки останется красивыми фразами и абстрактными целями. Поэтому нужно думать о том, как довести в понятной форме важные моменты до каждого уровня сотрудников, чтобы это было понятно, не вызывало сопротивления. Чтобы каждый понимал свою роль.

Что необходимо делать:

• декомпозировать цели до уровня подразделений/сотрудников (это можно сделать после стратегической сессии) – включать в контекст повседневной деятельности;
• заложить в программу стратегической сессии модуль, связанный с обсуждением вопросов трансляции и вовлечения;
• планировать адекватные для компании активности, направленные на вовлечение сотрудников: трансляционные конференции, деловые игры, встречи подразделений с руководителями, разъяснительные беседы, изменения в систему оценки персонала, выпуск брошюр и другой «наглядной агитации» и т.д.

Стратегическая сессия: для руководителей или для всех?

Это достаточно простой пункт частично связан с предыдущим. Возникает желание убить двух зайцев: разрабатывая Стратегию, вовлечь максимальное количество участников. Прекрасное желание! Стратегическая сессия для руководителей, менеджеров по продажам…уборщиц.

В нашей практике были и такие случаи: присутствовали даже рядовые бухгалтера и менеджеры по продажам.

Давайте разделять цели: разработка и трансляция. Выработать Стратегию коллективом в 60 человек вряд ли удастся. Все же, определение будущего компании - прерогатива высшего менеджмента. А это 5-7 (пусть будет 10) человек помимо собственников. Незачем звать на стратегическую сессию практически всех сотрудников.

Неадекватность затрат

Возвращаемся к началу повествования: сняли дорогой отель, пригласили модного нынче консультанта, разработали Стратегию. Последний пункт самый важный и адекватный. Нужно ли выезжать за границу чтобы обсуждать стратегические цели компании? Возможно, там думается легче, ничто не отвлекает. Но помним, мы обсуждаем эффективность.

Интересно, считают ли в компаниях затраты на подобные мероприятия применительно к полученных результатам. Честно, не встречали.

Что делаем? Просто выводим умозрительную формулу: «эффективность=c/p», где

• c - затраты на выработку стратегии (условно – «стоимость стратегической сессии»);
• p – результат. Чаще всего - увеличение прибыли (без учета инфляционного роста). Для каждой компании этот показатель может быть свой: прирост бизнеса, географическая экспансия, сохранение доли рынка, вообще – долговременное существование и т.д.)

Далее смотрим, адекватно ли это для вашего бизнеса?

Проводим в офисе?

Можно ли провести стратегическую сессию в офисе? В нашей практике было много проектов, когда руководители работали на территории компании. В некоторых случаях это лучший вариант в силу возможности оперативно получать нужную информацию, привлекать внутренних экспертов (дополнительный аргумент – принятие стратегических решений не всегда можно и нужно умещать в рамки 1-3 дневного мероприятия). И это надо признать самым бюджетным вариантом. Минусом этого решения становится невозможность полного отключения от оперативных задач.

Еще возможность, если компания представлена в разных регионах - принять за практику проведение стратегической сессии в региональных офисах. Это позволит коллегам познакомиться с коллегами из другого региона, а для руководства компании станет возможностью посмотреть как идут дела "на местах".

Стратегическая сессия онлайн – возможно ли?

Особенностям дистанционного проведения стратегической сессии мы посвятили отдельную статью. Если кратко ответить – можно. Но с большим количеством допущений, дополнительными инструментами удаленной работы участников, действиями по поддержанию вовлечения и поддержания динамики.