Стратегическая сессия — это формат групповой работы для выработки стратегии, определения приоритетов и синхронизации топ-менеджмента. Эта статья основана на 15-летнем опыте консультантов «Лаборатории Деловых Игр» по проектированию и проведению стратсессий и управленческих конференций.
Ключевые мысли (кратко):
Эффективность: 40% сессий проваливаются без четкой постановки целей, распределения ролей, грамотной модерации и важнейших последующих шагов по внедрению.
Сроки: подготовку необходимо начинать за 1–1.5 месяца чтобы все успеть.
Инструментарий: куда посадить владельца или CEO, какие методики обсуждения использовать (SWOT, PEST или Canvas) чтобы улучшить эффективность обсуждения и динамику в группе.
Результат: оцифрованный протокол и распределение ответственности в течение 48 часов необходимо разослать всем участникам и ключевым сотрудникам компании.
Время чтения: 20 минут.
Во-первых, определимся с понятиями. Стратегическая сессия - формат групповой работы на 1-3 дня с участием ключевых руководителей и специалистов компании, где происходит обсуждение целей и способов их достижения. Реже - определяется направление деятельности или изменение стратегии.
Стратегическая сессия не является чем-то глобально отличным от совещания (или конференции). Это формат, в котором участники обсуждают, принимают решения. И, в связи с этим ничего мистического и сверхсложного в организации этой деятельности нет.
В ходе сессии могут решаться следующие вопросы:
Мы делаем условное разделение стратегических сессий на несколько подвидов, которые не противоречат друг другу:
Эти три направления, как видно, проистекают из несколько разных целей, определяющих содержание и применяемый инструментарий. И нам в начале подготовки подобных проектов бывает важно определить эти моменты.
Не так часто компании по-настоящему определяют Стратегию. Но для любого бизнеса (на этапе становления или в процессе успешного функционирования) важно прогнозировать свое положение в будущем. Понимать глобальные тренды. Видеть в них возможности или вызовы, с которыми придется столкнуться. Поэтому часть стратегических сессий связана с выработкой этой картины будущего с горизонтом 3-7 лет (а иногда и больше).
В проведении подобных сессий можно использовать Форсайт - структурированную дискуссию, направленную на прогнозирование ситуации на макро-уровне (страна, мир, отрасль) или в попытке предсказать развитие/появление трендов. Например, появление новых технологий, изменение социокультурного характера и т.д. По сути, визионерская сессия. Такое прогнозирование позволяет «посмотреть» возможности дальнейшего развития компании и на стратегической сессии выбрать правильное направление развития, поставить корректные цели. Такое мероприятие (или процесс) собирает экспертов из многих областей, но может быть и достаточно сжатым по составу и времени. И проводится не циклично/не часто, если внешняя среда не меняется.
Мы часто проводим форсайт для руководителей для формирования общего представления (видения) и понимания вызовов, с которыми может столкнуться компания или отрасль. Дополнительным эффектом становится рациональное командообразование - понимание общности целей и ответственности.
По результатам визионерской сессии может происходить постановка целей компании и обсуждение планов их реализации, формирование ключевых проектов, распределение ответственности и т.д.
Действительно, стратегическая сессия (или сессия стратегического планирования) - процесс анализа состояния компании и выработки решений стратегического (определяющего жизнь бизнеса или с большим горизонтом планирования) характера. Такое мероприятие проводится уже с некоторым постоянством/циклично. Как правило, 1 раз в год: в конце или начале года. И не собирает большого количества участников. Как правило, это собственники/акционеры бизнеса, топ-менеджмент.
Стратегическая сессия может стать инструментом повышения вовлеченности, передачи ответственности сотрудникам. И командообразования на уровне согласования и принятия целей и подходов к бизнесу, распределения задач между функциями. Также возможно рассматривать такие мероприятия, как один из этапов внедрения изменений в компании.
В этом случае стратегическую сессию необходимо проводить с привлечением максимального количества сотрудников (например, все руководители) по формату корпоративной конференции.
Основные проблемами, с которыми сталкиваются компании в проведении стратегической сессии, достаточно распространены:
Попробуем кратко обозначить ключевые моменты проработки плана стратегической сессии. Этот небольшой список можно использовать в качестве чек-листа (конечно, дополнение и адаптация под ваши условия приветствуется.)
Для эффективного планирования стратегической сессии используйте следующий алгоритм:
Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой - выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор - организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора - поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.
Встречается мнение «давайте пригласим крутого фасилитатора с дипломом, чтобы он нам провел стратегическую сессию». Но часто можно обойтись без приглашения модного фасилитатора.
Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой - выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор - организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора - поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.
Если в коллективе есть человек (желательно даже - не представитель подразделения), который, дистанцировавшись от обсуждения и иерархического положения в компании, сможет взять на себя роль ведущего такого совещания, стоит присмотреться к нему. Но...
…Но в некоторых случаях невозможно обойтись без стороннего специалиста(ов). Например, статус участников не позволяет пригласить внутреннего фасилитатора… или это корпоративная конференция, где большое количество групп должны одновременно двигаться по заранее разработанной программе… или ожидается высокий уровень сопротивления/конфликтности участников сессии… Ситуаций может быть много.
Внутренний или внешний фасилитатор
Фасилитатор управляет процессом, а не подсказывает решения. Чтобы было проще определиться, сделаем небольшую сравнительную таблицу:
| Параметр | Внутренний ведущий | Внешний ведущий |
|---|---|---|
| Нейтральность | Низкая (часть системы) | Полная (непредвзятость) |
| Экспертность | Скорее всего экспертнее во «внутрянке» | Меньше погружен в специфику. Может задавать вопросы, исходя из более широкого, но неглубокого взгляда |
| Статус | Сложно модерировать вышестоящих | Равный статус с топ-менеджментом |
| Управление группой | Предположительно, меньше навыков в управлении группой | Больше компетенций в работе с группой, выстраивании структуры обсуждения |
| Стоимость | Условно бесплатно | Требует от 100 000+ рублей/день |
Программа стратегической сессии - это ответы на вопросы первых трех пунктов из чек-листа, который мы привели выше. Если кратко – ответы на вопросы:
После понимания количества тем/задач и приблизительной оценки их по времени, можно верстать первую версию программы, отвечая на последующие вопросы, детализировать и наполнять ее.
Один из первых этапов планирования стратегической сессии - это обсудить цели и задачи с ключевыми участниками и "интересантами".
Да, и у стратегической сессии есть стейкхолдеры – лица инициирующие, заинтересованные, участвующие или зависящие от результатов. Поэтому важно составить карту стейкхолдеров сессии и провести анализ их участия.
После этого провести интервью с основными лицами для определения:
Также полезно заручиться их поддержкой и предварительно обозначить отводимую роль.
В своей практике мы проводим примерно 4-6 интервью с разными лицами компании для подготовки программы сессии.
Нам чаще приходилось реализовывать 2-3-х дневные сессии. Большее количество дней влияет на динамику в группе, вовлеченность участников – возникает сопротивление. Поэтому при большом количестве намеченных блоков обсуждения лучше дробить их на отдельные стратегические сессии.
Любое обсуждение должно вести к получению результата – выработке решения на основе консенсуса или максимальной информации. Поэтому важно определить:
Существует также масса техник анализа и принятия решений, которые разработаны под конкретные задачи.
SWOT: анализ взаимовлияния внутренних и внешних факторов компании.
SWOT-анализ
PEST: инструмент для анализа внешнего окружения, макросреды (политика, экономика, социум, технологии).
PEST анализ
Пять сил Портера: помогает оценить, насколько прибыльна ваша отрасль, лёгок вход и каково давление конкурентов (чтобы понять, стоит ли в ней вообще «бодаться»).
"5 сил Портера"
VRIO-анализ (ценность, редкость, имитируемость, организация): для оценки конкурентоспособности ваших внутренних ресурсов. Помогает понять, является ли ваше преимущество долгосрочным или его скопируют за неделю.
На стандартной сессии мы стараемся используем не более 2 таких инструментов: слишком много структуры тоже может отвлекать участников либо загонять обсуждение в узкие рамки.
Как известно, большинство проживающих на Земле людей - визуалы (это когда-то позволило человечеству, как виду, выжить). Так вот, чтобы стратегическая сессия тоже имела шанс «выжить», не засохнуть в дебатах или, наоборот, в отсутствии динамики, вам необходимо думать о визуализации и структурировании работы участников.
Всё, что мы хотим предложить ниже, основано на нашем более чем 10-ти летнем опыте. Особенно пристального внимания требуют сроки на разработку программы и подготовку докладов. Часто некорректное планирование или желание сделать быстрее, приводили к неэффективному проведению стратегической сессии.
Итак:
1. Формулирование цели и задач сессии. Определение желаемых результатов и их форматов.
Не менее, чем за 1,5 месяца до сессии.
2. Определение даты и места проведения. Предварительный подбор площадки. Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.
Не менее 1,5 месяцев до сессии.
3. Окончательный выбор кандидатуры ведущего. Определение блоков программы и необходимых докладов. Формирование первого драфта программы. Бронирование помещения.
Не менее 1 месяца до стратегической сессии.
4. Проработка программы на уровне дискуссий и пленарных заседаний. Определение формата вывода результатов после дискуссий. Подготовка докладов и выступающих. Определение дополнительных блоков программы - фуршет, тимбилдинг и т.д.
За 2 недели до мероприятия.
5. Формирование списков рабочих групп. Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов. Отработка ключевых активностей на фокус группах (если требуется). Печать материалов.
За 7-4 дня до сессии.
Оставшееся до сессии время потратить на спа-процедуры и моральную подготовку. Шутка! Но в запасе на какие-то изменения всегда должно остаться пара дней.
Когда? Точно не в момент кризиса компании, когда стоит вопрос выживания, или нежелания владельцев заглядывать в будущее. Также не рекомендуется разрабатывать стратегию в условиях крайней нестабильности внешней среды. Затруднения вызывают случаи стартапов - абсолютно новые продукты/услуги с несформированным рынком - трудно прогнозировать.
Во всех остальных случаях, вне зависимости от задач (выработки целей или повышения вовлеченности) стратегическую сессию возможно планировать и реализовывать.
Где провести сессию стратегического планирования?
Выбор вариантов реализации ограничен только целесообразностью и бюджетом.
В первую очередь обратимся к целям сессии. Если выработка и согласование решений, постановка целей происходит в узком кругу и в сжатые сроки, то самое место - кабинет генерального директора или удобная переговорная. И подобные сессии в нашем опыте были достаточно эффективны. Преимуществом такого решения можно считать оперативность (в том числе - с получением необходимой информации) и низкие затраты. Важно, чтобы участников ничего не отвлекало.
Если стоит дополнительная задача (командообразование, повышение лояльности, придание значимости мероприятию, необходимость организации совместного отдыха - выбирайте любое), будет присутствовать большое количество участников или необходимо отвлечение от привычной деятельности, то планировать проведение сессии лучше на выезде. Арендуемый зал, пансионат.
Необычные места для проведения стратегических сессий
В нашей практике встречались корпоративные выезды за границу (Черногория, Грузия, даже Тайланд - в рамках выезда мы проводили еще и квест на местности). Для любителей экзотики можно организовать сплав на плотах - стратегическая сессия, совмещенная с туризмом.
Основные «подводные камни», которые мы выявили за 15 лет практики:
В нашей практике было несколько случаев, когда удачно проведенная сессия (выработаны талантливые решения, участник были вовлечены и распределили задачи) не «продолжалась» за рамками мероприятия. Банально, на уровне исполнения решений. Или же разработанные решения вызывали отторжение сотрудников.
Поэтому прежде, чем планировать стратегическую сессию, подумайте о желании и внутренних ресурсах по претворению принятых решений в действие.
Проведение стратегической сессии - ответственный проект, который обязательно должен стать прообразом или метафорой работы всей компании. Наш 15-летний опыт подтверждает: сессия считается успешной не только когда участники вдохновлены, а когда принятые решения превратились в конкретные изменения.
После завершения мероприятия наступает важный этап внедрения решений и управления изменениями. Чтобы идеи не остались на флипчартах, мы предлагаем стандарт сопровождения «48 - 7 - 30»:
Все участники и стейкхолдеры получают оцифрованный протокол сессии. Это исключает искажение смыслов и фиксирует «единое информационное поле».
Происходит декомпозиция целей до уровня проектов. За каждым направлением закрепляется ответственное лицо (которое может формировать рабочие группы для дальнейшей проработки решений).
Регулярная проверка контрольных точек. Мы рекомендуем проводить цикловые встречи для сверки: движется ли компания по намеченному плану или требуется корректировка курса.
Стратегическая сессия - это метафора перемен. Если руководство не транслирует итоги на весь персонал и не вовлекает сотрудников в реализацию, «воз останется там же». Поэтому важно максимальное количество сотрудников оповещать о результатах и вовлекать в процесс. Но это уже управление изменениями.
Свяжитесь с нами, если у вас стоит задача разработки и проведения стратегической сессии
Время чтения: 8 мин Это то, что поможет улучшить ваши продажи
Время чтения: 15 мин Причины неудачных изменений и важны компетенции руководителей
Время чтения: 15 мин Про системное мышление и принятие решений