Стратегическая сессия — это формат групповой работы для выработки стратегии, определения приоритетов и синхронизации топ-менеджмента. Эта статья основана на 15-летнем опыте консультантов «Лаборатории Деловых Игр» по проектированию и проведению стратсессий и управленческих конференций.
Ключевые мысли (кратко):
Эффективность: 40% сессий проваливаются без четкой постановки целей, распределения ролей, грамотной модерации и важнейших последующих шагов по внедрению.
Сроки: подготовку необходимо начинать за 1–1.5 месяца чтобы все успеть.
Инструментарий: куда посадить владельца или CEO, какие методики обсуждения использовать (SWOT, PEST или Canvas) чтобы улучшить эффективность обсуждения и динамику в группе.
Результат: оцифрованный протокол и распределение ответственности в течение 48 часов необходимо разослать всем участникам и ключевым сотрудникам компании.
Время чтения: 20 минут.
Что такое стратегическая сессия?
Во-первых, определимся с понятиями. Стратегическая сессия - формат групповой работы на 1-3 дня с участием ключевых руководителей и специалистов компании, где происходит обсуждение целей и способов их достижения. Реже - определяется направление деятельности или изменение стратегии.
Стратегическая сессия не является чем-то глобально отличным от совещания (или конференции). Это формат, в котором участники обсуждают, принимают решения. И, в связи с этим ничего мистического и сверхсложного в организации этой деятельности нет.
Зачем проводить стратегическую сессию?
В ходе сессии могут решаться следующие вопросы:
- определение Стратегии компании («как существовать» и «за счет чего быть успешными»);
- разработка целей и приоритетов на длительном (до 3 лет) и оперативных горизонтах (1 год);
- проработка проектов, дорожных карт;
- построение планов изменений и реорганизаций;
- обсуждение существующих и перспективных направлений/продуктов;
- все про эффективность: улучшение взаимодействия, бизнес-процессов, персонала, «расшивание узких мест…
- формулирование и повышение эффективности корпоративной культуры.
Типы сессий по целям и задачам
Мы делаем условное разделение стратегических сессий на несколько подвидов, которые не противоречат друг другу:
- Форсайт-сессия (Визионерская): Прогнозирование будущего на 3–7 лет, работа с макротрендами.
- Сессия планирования: Анализ текущего состояния и постановка целей на 1–3 года.
- Сессия вовлеченности: Синхронизация команды, принятие изменений и командообразование.
Эти три направления, как видно, проистекают из несколько разных целей, определяющих содержание и применяемый инструментарий. И нам в начале подготовки подобных проектов бывает важно определить эти моменты.
Создание Видения и формулирование Стратегии
Не так часто компании по-настоящему определяют Стратегию. Но для любого бизнеса (на этапе становления или в процессе успешного функционирования) важно прогнозировать свое положение в будущем. Понимать глобальные тренды. Видеть в них возможности или вызовы, с которыми придется столкнуться. Поэтому часть стратегических сессий связана с выработкой этой картины будущего с горизонтом 3-7 лет (а иногда и больше).
В проведении подобных сессий можно использовать Форсайт - структурированную дискуссию, направленную на прогнозирование ситуации на макро-уровне (страна, мир, отрасль) или в попытке предсказать развитие/появление трендов. Например, появление новых технологий, изменение социокультурного характера и т.д. По сути, визионерская сессия. Такое прогнозирование позволяет «посмотреть» возможности дальнейшего развития компании и на стратегической сессии выбрать правильное направление развития, поставить корректные цели. Такое мероприятие (или процесс) собирает экспертов из многих областей, но может быть и достаточно сжатым по составу и времени. И проводится не циклично/не часто, если внешняя среда не меняется.
Мы часто проводим форсайт для руководителей для формирования общего представления (видения) и понимания вызовов, с которыми может столкнуться компания или отрасль. Дополнительным эффектом становится рациональное командообразование - понимание общности целей и ответственности.
По результатам визионерской сессии может происходить постановка целей компании и обсуждение планов их реализации, формирование ключевых проектов, распределение ответственности и т.д.
Выработка целей компании
Действительно, стратегическая сессия (или сессия стратегического планирования) - процесс анализа состояния компании и выработки решений стратегического (определяющего жизнь бизнеса или с большим горизонтом планирования) характера. Такое мероприятие проводится уже с некоторым постоянством/циклично. Как правило, 1 раз в год: в конце или начале года. И не собирает большого количества участников. Как правило, это собственники/акционеры бизнеса, топ-менеджмент.
Повышение вовлеченности
Стратегическая сессия может стать инструментом повышения вовлеченности, передачи ответственности сотрудникам. И командообразования на уровне согласования и принятия целей и подходов к бизнесу, распределения задач между функциями. Также возможно рассматривать такие мероприятия, как один из этапов внедрения изменений в компании.
В этом случае стратегическую сессию необходимо проводить с привлечением максимального количества сотрудников (например, все руководители) по формату корпоративной конференции.
Причины низкой эффективности
Основные проблемами, с которыми сталкиваются компании в проведении стратегической сессии, достаточно распространены:
- выход за временные рамки из-за отсутствия культуры или навыков проведения обсуждений;
- некомпетентность ведущего и скучная, нудная программа;
- отсутствие у участников должного уровня информационной подготовленности;
- эмоциональное сопротивление участников, иерархические барьеры в высказывании своего мнения;
- отсутствие вытекающих результатов после проведения стратегической сессии - поговорили, а «воз и нынче там…».
Попробуем кратко обозначить ключевые моменты проработки плана стратегической сессии. Этот небольшой список можно использовать в качестве чек-листа (конечно, дополнение и адаптация под ваши условия приветствуется.)
Чек-лист подготовки стратегической сессии: 7 этапов
Для эффективного планирования стратегической сессии используйте следующий алгоритм:
- Постановка SMART-цели Сформулируйте конкретный желаемый результат. Определите «минимально допустимый результат» на случай отклонения от основного плана.
- Декомпозиция задач Разбейте общую цель на логические блоки обсуждения. Установите четкие критерии и показатели, по которым будет оцениваться решение каждой задачи.
- Расчет тайминга и форматов Определите время на каждую тему (закладывайте +10% запаса). Выберите форматы обсуждения (каскадные группы, мозговой штурм), которые минимизируют временные затраты. Подумайте о форматах на командообразование и разгрузку участников.
- Протоколирование и фиксация Установите форму фиксации итогов (оцифрованный протокол, дорожная карта). Пропишите план действий по внедрению результатов сессии в работу компании.
- Определение регламента и процедур Утвердите правила принятия решений (консенсус или голос лидера) и способы разрешения тупиковых споров. Установите нормы дисциплины.
- Распределение ролей и управление группой Назначьте фасилитатора, ответственных за блоки, экспертов и наблюдателей. Предусмотрите методы управления групповой динамикой (борьба с гиперактивностью, конфликтами или апатией). Сформулируйте правила, подумайте о вопросах иерархии.
- Ресурсное обеспечение Подготовьте помещение (от 2,5 м²/чел.), оргтехнику и расходные материалы. Сформируйте информационный пакет для участников, чтобы обеспечить должный уровень подготовки к сессии.
Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой - выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор - организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора - поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.
О роли фасилитатора на стратегической сессии
Встречается мнение «давайте пригласим крутого фасилитатора с дипломом, чтобы он нам провел стратегическую сессию». Но часто можно обойтись без приглашения модного фасилитатора.
Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой - выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор - организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора - поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.
Если в коллективе есть человек (желательно даже - не представитель подразделения), который, дистанцировавшись от обсуждения и иерархического положения в компании, сможет взять на себя роль ведущего такого совещания, стоит присмотреться к нему. Но...
…Но в некоторых случаях невозможно обойтись без стороннего специалиста(ов). Например, статус участников не позволяет пригласить внутреннего фасилитатора… или это корпоративная конференция, где большое количество групп должны одновременно двигаться по заранее разработанной программе… или ожидается высокий уровень сопротивления/конфликтности участников сессии… Ситуаций может быть много.
Внутренний или внешний фасилитатор
Фасилитатор управляет процессом, а не подсказывает решения. Чтобы было проще определиться, сделаем небольшую сравнительную таблицу:
| Параметр | Внутренний ведущий | Внешний ведущий |
|---|---|---|
| Нейтральность | Низкая (часть системы) | Полная (непредвзятость) |
| Экспертность | Скорее всего экспертнее во «внутрянке» | Меньше погружен в специфику. Может задавать вопросы, исходя из более широкого, но неглубокого взгляда |
| Статус | Сложно модерировать вышестоящих | Равный статус с топ-менеджментом |
| Управление группой | Предположительно, меньше навыков в управлении группой | Больше компетенций в работе с группой, выстраивании структуры обсуждения |
| Стоимость | Условно бесплатно | Требует от 100 000+ рублей/день |
Программа стратегической сессии
Программа стратегической сессии - это ответы на вопросы первых трех пунктов из чек-листа, который мы привели выше. Если кратко – ответы на вопросы:
- «Для чего?/Зачем?» (Цель),
- «Как?» (Программа/время, Процедуры),
- «За счет чего?» (Ресурсы).
После понимания количества тем/задач и приблизительной оценки их по времени, можно верстать первую версию программы, отвечая на последующие вопросы, детализировать и наполнять ее.
Один из первых этапов планирования стратегической сессии - это обсудить цели и задачи с ключевыми участниками и "интересантами".
Интервью со стейкхолдерами
Да, и у стратегической сессии есть стейкхолдеры – лица инициирующие, заинтересованные, участвующие или зависящие от результатов. Поэтому важно составить карту стейкхолдеров сессии и провести анализ их участия.
После этого провести интервью с основными лицами для определения:
- их видения желаемых целей/задач, ожидаемых результатов страт.сессии;
- приоритетов и возможных трудностей в процессе обсуждения.
Также полезно заручиться их поддержкой и предварительно обозначить отводимую роль.
В своей практике мы проводим примерно 4-6 интервью с разными лицами компании для подготовки программы сессии.
Длительность стратегической сессии
- Стоит рассчитывать на длительность не менее 1 дня. Это время позволяет всем участникам погрузиться в тему, выработать и согласовать оптимальные решения, составить дорожные карты, распределить ответственность.
- Для компаний, которые впервые будут проводить стратегическую сессию стоит запланировать в программе модули для погружения в процесс, привыкания к тому, что нужно заглядывать в будущее и проводить системный анализ. Да, и инструменты анализа/прогнозирования (например, SWOT или PEST-анализ) невозможно реализовать за час-два.
- Также выработка стратегических целей часто сопровождается обсуждением корпоративной культуры и формулированием элементов философии. Потому что корпоративная культура и Стратегия компании, как Инь и Янь, взаимосвязаны и взаимозависимы. И на это тоже необходимо время.
Нам чаще приходилось реализовывать 2-3-х дневные сессии. Большее количество дней влияет на динамику в группе, вовлеченность участников – возникает сопротивление. Поэтому при большом количестве намеченных блоков обсуждения лучше дробить их на отдельные стратегические сессии.
Особенности планирования
- При планировании времени каждого блока полезно закладывать на 10% больше, чем кажется на первый взгляд. Также надо помнить, что форматы, требующие согласования или вовлечения участников, отнимают больше времени. Например, серия каскадных рабочих групп должна завершиться представлением результатов их работ (серией презентаций), а потом сведением в единый документ. И это отнимает много времени, но без этого никак. Потому что, если эпизод представления результатов работы всех будет «проглочен», на следующем этапе у группы может возникнуть сопротивление или произойти снижение мотивации.
- Обязательным элементом плана стратегической сессии должны стать активности, направленные на работу с эмоциональным состоянием участников. В начале, середине и завершении дня/мероприятия. И на это тоже требуется время - психическую энергию нельзя игнорировать.
- Полезно согласовать первый драфт программы с инициатором и заказчиком сессии. Этот пункт также направлен на вовлечение – чтобы эти лица не оказывали сопротивления в силу того, что программа не была с ними согласована.
- Необходим учет групповой динамики: как люди "раскачиваются", когда начинается сопротивление и т.д.
Методология обсуждения
Любое обсуждение должно вести к получению результата – выработке решения на основе консенсуса или максимальной информации. Поэтому важно определить:
- какая процедура будет предложена участникам для формирования общего представления о вопросе и возможности высказать свое мнение;
- +как это сделать динамично;
- как будет формироваться финальное решение по каждому вопросу;
- как фиксируется и оформляется решение, транслируется до всех стейкхолдеров.
Одним простым принципом, по которому могут происходить обсуждения, можно взять принцип проведения мозговых штурмов – «Двойной алмаз» (Divergence/Convergence).
Дивергенция. Максимально исследуем, ищем причины и взаимосвязи, генерируем максимум идей, критикуем статус-кво, выходим за рамки.
Конвергенция. Приоритизируем, отсекаем лишнее, фиксируем ответственность, планируем.
Еще одним приемом (особенно, когда предполагается высокая степень конформизма или важно дать каждому высказаться чтобы снять последующее сопротивление принятым решениям) является принцип, по которому самый главный в группе (владелец, руководитель или т.д.) говорит после всех.
Существует также масса техник анализа и принятия решений, которые разработаны под конкретные задачи.
Инструменты анализа и выбора
SWOT: анализ взаимовлияния внутренних и внешних факторов компании.
SWOT-анализ
PEST: инструмент для анализа внешнего окружения, макросреды (политика, экономика, социум, технологии).
PEST анализ
Пять сил Портера: помогает оценить, насколько прибыльна ваша отрасль, лёгок вход и каково давление конкурентов (чтобы понять, стоит ли в ней вообще «бодаться»).
"5 сил Портера"
VRIO-анализ (ценность, редкость, имитируемость, организация): для оценки конкурентоспособности ваших внутренних ресурсов. Помогает понять, является ли ваше преимущество долгосрочным или его скопируют за неделю.
На стандартной сессии мы стараемся используем не более 2 таких инструментов: слишком много структуры тоже может отвлекать участников либо загонять обсуждение в узкие рамки.
Использование методов визуализации в стратегической сессии
Как известно, большинство проживающих на Земле людей - визуалы (это когда-то позволило человечеству, как виду, выжить). Так вот, чтобы стратегическая сессия тоже имела шанс «выжить», не засохнуть в дебатах или, наоборот, в отсутствии динамики, вам необходимо думать о визуализации и структурировании работы участников.
- Стандартный инструмент стратегической сессии - пустографки (конечно, заоранее разработанные под задачу), которые задают структуру группового обсуждения и формат его результата.
- Более продвинутый вариант - Canvas или «бизнес-салфетка» - специальная форма, визуальный шаблон, который превращает абстрактные обсуждения в конкретную схему на одной странице. Это идеальный инструмент для групповой работы: участники клеят стикеры, вписывают свои решения и комментарии, видят общую картину и быстрее приходят к согласию. Может присутствовать также стимульная информация, а структура и регламент (да, можно отмечать временные промежутки на обсуждение вопросов) как бы ведет участников к запланированному результату.
- Сам термин «дорожная карта» уже подсказывает нам идею визуализации (а тем самым – повышения вовлеченности участников) – протяженный лист бумаги с нанесенной временной шкалой, областями планирования. Это поможет участникам системно посмотреть на план, увидеть взаимосвязи отдельных частей.
Этапы подготовки стратегической сессии
Всё, что мы хотим предложить ниже, основано на нашем более чем 10-ти летнем опыте. Особенно пристального внимания требуют сроки на разработку программы и подготовку докладов. Часто некорректное планирование или желание сделать быстрее, приводили к неэффективному проведению стратегической сессии.
Итак:
1. Формулирование цели и задач сессии. Определение желаемых результатов и их форматов.
Не менее, чем за 1,5 месяца до сессии.
2. Определение даты и места проведения. Предварительный подбор площадки. Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.
Не менее 1,5 месяцев до сессии.
3. Окончательный выбор кандидатуры ведущего. Определение блоков программы и необходимых докладов. Формирование первого драфта программы. Бронирование помещения.
Не менее 1 месяца до стратегической сессии.
4. Проработка программы на уровне дискуссий и пленарных заседаний. Определение формата вывода результатов после дискуссий. Подготовка докладов и выступающих. Определение дополнительных блоков программы - фуршет, тимбилдинг и т.д.
За 2 недели до мероприятия.
5. Формирование списков рабочих групп. Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов. Отработка ключевых активностей на фокус группах (если требуется). Печать материалов.
За 7-4 дня до сессии.
Оставшееся до сессии время потратить на спа-процедуры и моральную подготовку. Шутка! Но в запасе на какие-то изменения всегда должно остаться пара дней.
Когда и где проводить стратегическую сессию?
Когда? Точно не в момент кризиса компании, когда стоит вопрос выживания, или нежелания владельцев заглядывать в будущее. Также не рекомендуется разрабатывать стратегию в условиях крайней нестабильности внешней среды. Затруднения вызывают случаи стартапов - абсолютно новые продукты/услуги с несформированным рынком - трудно прогнозировать.
Во всех остальных случаях, вне зависимости от задач (выработки целей или повышения вовлеченности) стратегическую сессию возможно планировать и реализовывать.
Где провести сессию стратегического планирования?
Выбор вариантов реализации ограничен только целесообразностью и бюджетом.
В первую очередь обратимся к целям сессии. Если выработка и согласование решений, постановка целей происходит в узком кругу и в сжатые сроки, то самое место - кабинет генерального директора или удобная переговорная. И подобные сессии в нашем опыте были достаточно эффективны. Преимуществом такого решения можно считать оперативность (в том числе - с получением необходимой информации) и низкие затраты. Важно, чтобы участников ничего не отвлекало.
Если стоит дополнительная задача (командообразование, повышение лояльности, придание значимости мероприятию, необходимость организации совместного отдыха - выбирайте любое), будет присутствовать большое количество участников или необходимо отвлечение от привычной деятельности, то планировать проведение сессии лучше на выезде. Арендуемый зал, пансионат.
Необычные места для проведения стратегических сессий
В нашей практике встречались корпоративные выезды за границу (Черногория, Грузия, даже Тайланд - в рамках выезда мы проводили еще и квест на местности). Для любителей экзотики можно организовать сплав на плотах - стратегическая сессия, совмещенная с туризмом.
Почему сессии проваливаются? (Анти-чеклист)
Основные «подводные камни», которые мы выявили за 15 лет практики:
- Размытость целей/несогласованность ожидаемого результата. Например, когда цель звучит как «поговорить о будущем».
- Несоответствие процедуры обсуждения и принятия решения задачам сессии.
- Отсутствие данных: участники спорят на базе мнений, а не цифр.
- Иерархический барьер: «все молчат, пока не скажет босс». В результате получается не коллективное решение (и распределенная ответственность), а трансляция «решений» босса.
- Отсутствие фиксации: идеи остались на стикерах, которые выбросили после фуршета.
В нашей практике было несколько случаев, когда удачно проведенная сессия (выработаны талантливые решения, участник были вовлечены и распределили задачи) не «продолжалась» за рамками мероприятия. Банально, на уровне исполнения решений. Или же разработанные решения вызывали отторжение сотрудников.
Поэтому прежде, чем планировать стратегическую сессию, подумайте о желании и внутренних ресурсах по претворению принятых решений в действие.
Реализация решений: что происходит после сессии
Проведение стратегической сессии - ответственный проект, который обязательно должен стать прообразом или метафорой работы всей компании. Наш 15-летний опыт подтверждает: сессия считается успешной не только когда участники вдохновлены, а когда принятые решения превратились в конкретные изменения.
После завершения мероприятия наступает важный этап внедрения решений и управления изменениями. Чтобы идеи не остались на флипчартах, мы предлагаем стандарт сопровождения «48 - 7 - 30»:
Таймлайн внедрения результатов
- В течение 48 часов: Оцифровка и трансляция
Все участники и стейкхолдеры получают оцифрованный протокол сессии. Это исключает искажение смыслов и фиксирует «единое информационное поле».
- В течение 1 недели: Детализация и ответственность
Происходит декомпозиция целей до уровня проектов. За каждым направлением закрепляется ответственное лицо (которое может формировать рабочие группы для дальнейшей проработки решений).
- Ежемесячно: Стратегический трекинг
Регулярная проверка контрольных точек. Мы рекомендуем проводить цикловые встречи для сверки: движется ли компания по намеченному плану или требуется корректировка курса.
Стратегическая сессия - это метафора перемен. Если руководство не транслирует итоги на весь персонал и не вовлекает сотрудников в реализацию, «воз останется там же». Поэтому важно максимальное количество сотрудников оповещать о результатах и вовлекать в процесс. Но это уже управление изменениями.
FAQ: Вопросы о стратегических сессиях
Провести стратегическую сессию просто
Свяжитесь с нами, если у вас стоит задача разработки и проведения стратегической сессии
Поделитесь статьей, если она вам понравилась!
Автор статьи
