проведение совещаний и конференций

Как провести совещание или конференцию чтобы не было мучительно больно…

«Скучно?.. Затянуто?.. Не вовлекает?»

Какие еще слова можно часто услышать от участников корпоративной или дилерской конференции? А если это партнерское мероприятие, которое должно быть обязательно вовлекающим и поднимать лояльность участников?

Требования к конференции, проводимой для повышения лояльности партнеров или сотрудников, всегда очень высоки.

Организация совещаний

Среди причин низкой вовлеченности участников совещаний и конференций (по данным наших опросов в 2013-2014 году) были названы:

  • «плохая программа» (плохо продуманная последовательность событий, отсутствие динамики и интерактива) — до 70% ответивших;
  • «плохой контент» (неинтересные темы выступлений, неумелые спикеры, плохая подача материала) — 56% ответивших;
  • «плохой сервис» (проблемы с организацией пауз, неэффективные технические решения) — 35% ответивших.

Организация и проведение совещаний/конференций

Игровые технологии в проведении совещаний

Геймификация все больше проникает в наш быт и бизнес. Почему бы не применить игровые технологии для повышения вовлеченности участников конференций и партнерских мероприятий? Мы это уже сделали!

геймификация конференций

Мы можем:

  • разработать концепцию и программу с учетом групповой динамики;
  • предложить инструменты для организации обсуждения и принятия решений;
  • встроить игровые механики, позволяющие повысить активность и вовлеченность участников;
  • повысить количество коммуникаций участников друг с другом, обеспечив построение горизонтальных связей;
  • предложить несколько вариантов заполнения пауз и вечерней программы — для повышения динамики и снижения формальности общения.

Разработка программы совещания/конференции

Любое мероприятие подвластно психологическим законам, и понятие «групповая динамика» применимо не только для тренингов. Закономерности эмоционального состояния участников, восприятия информации, работоспособности групп и многое другое должно учитываться при планировании стратегических сессий, корпоративных конференций и партнерских мероприятий.

Мы поможем:

  • продумать программу, ориентированную на максимальную включенность участников — составить последовательность пленарных заседаний, презентационных блоков и перерывов;
  • сформировать список вопросов на рабочие группы и дискуссии (а также предложим инструменты фиксации результатов обсуждений);
  • разработать временное расписание, учитывающее  все вышеизложенные особенности.

Инструменты для обсуждения и принятия групповых решений

Одними из важнейших в организации и проведении стратегических сессий и конференций являются вопросы вовлечения участников и фиксации результатов групповых обсуждений.

Именно поэтому мы предлагаем современные инструменты, признанные во всем мире и доказавшие свою эффективность для применения в России.

«Бизнес-салфетка» — является продолжением методов mind mapping и business model canvas. По сути, это графический способ фасилитации обсуждения и повышения мотивации участников.

«Бизнес-салфетка» относительно молодой инструмент. Разрабатывался он для применения на стратегических сессиях. Но мы используем его и для фасилитации совещаний или креативных сессиях. Особенно удобен при большом количестве рабочих групп, когда их необходимо вести по одной структуре обсуждения и получать результаты в одном формате.

В некоторых случаях применение «бизнес-салфетки» позволяет снизить бюджет мероприятия за счет уменьшения количества фасилитаторов.

Business Model Canvas (бизнес-салфетка) Бизнес-салфетка (business canvas) Бизнес-салфетка (business model canvas)

 

Методы принятия решений

В большинстве обсуждений, направленных на принятие решений, достаточно трудно добиться консенсуса. Особенно в ситуациях со множеством определяющих факторов. Именно поэтому существует множество методик, позволяющих делать это наиболее рациональным и безэмоциональным способом.

Наиболее простым и часто используемым является голосование с множественным выбором.

decision grid

decision grid

Более продвинутым можно считать метод decision grid, в котором отображается и оценивается каждый фактор. В результате принимается сбалансированное и взвешенное решение.

Повышение вовлеченности

Здесь мы можем предложить интерактивные форматы для участников: от работы со стимульными картинками и «голосовалками» до создания обсуждения в социальных сетях или форума на сайте.

Организация нетворкинга

Одним из наиболее нами любимых форматов является организация обмена контактами между участниками. Возможность познакомиться с коллегами из других регионов или найти партнеров — одна из дополнительных выгод хорошо организованной конференции. Мы стараемся геймифицировать этот процесс, сделать его многомерным и интересным.

Командообразование и интерактивы на конференцию

Каждая удачная конференция обязательно имеет в своей программе модули, которые помогают участникам быстрее познакомиться друг с другом или же выстраивают неформальную обстановку, снимают напряженность, веселят в паузах.

Мы можем предложить целую батарею форматов:

  • энерджайзеры (например, Body percussion или барабанные интерактивы);
  • короткие командообразующие игры продолжительностью от 10 до 30 минут;
  • мастер-классы, которые можно проводить в перерывы.

Организация рефлексии

Завершающие активности, помогающие подводить итоги очень важны для корпоративных конференций.

визуализация модерации на стратегической сессииОбычно для организации рефлексии процесса и результатов мероприятия мы используем несколько инструментов: формальных (например, анкетирование) и творческих. Это могут быть графические способы, театральные. Иногда, если позволяет техническое обеспечение, наши участники снимают фильмы. Конечно же, творческие форматы особенно запоминаются участниками мероприятий. Да и организаторам остаются материалы, которые можно использовать в промо-целях.

МЫ СДЕЛАЕМ ВАШЕ МЕРОПРИЯТИЕ ИНТЕРАКТИВНЫМ И УВЛЕКАТЕЛЬНЫМ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ





Чтобы получить точный и подробный ответ, пожалуйста, сообщите:
- даты мероприятия и количество участников;
- длительность - сколько времени на проведение;
- дополнительные параметры запроса

Согласен на обработку персональных данных
Ставя отметку, я принимаю условия "Соглашения на обработку персональных данных" в соответствии с законом №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006

Свяжитесь с нами сейчас!

И уже завтра мы будем работать над вашим совещанием.

Уже 10 лет мы разрабатываем и помогаем проводить корпоративные конференции. Весь свой опыт мы готовы предложить для планирования вашего мероприятия.

Наши консультанты работали с:

клиенты