Как провести совещание или конференцию чтобы не было мучительно больно…

«Скучно?.. Затянуто?.. Не вовлекает?»

Какие еще слова можно часто услышать от участников корпоративной, дилерской конференции или циклового совещания? А если это партнерское мероприятие, которое должно быть обязательно вовлекающим и поднимать лояльность участников?

Требования к конференции, проводимой для повышения лояльности партнеров или сотрудников, всегда очень высоки.

Причины неудачи

Среди причин низкой вовлеченности участников совещаний и конференций (по данным наших опросов в 2013-2014 году) были названы:

  • «плохая программа» (плохо продуманная последовательность событий, отсутствие динамики и интерактива) — до 70% ответивших;
  • «плохой контент» (неинтересные темы выступлений, неумелые спикеры, плохая подача материала) — 56% ответивших;
  • «плохой сервис» (проблемы с организацией пауз, неэффективные технические решения) — 35% ответивших.

Организация и проведение совещаний/конференций

Геймификация все больше проникает в наш быт и бизнес. Почему бы не применить игровые технологии для повышения вовлеченности участников конференций и партнерских мероприятий? Мы это уже сделали!

Если вы еще не знаете, каким должно быть ваше цикловое совещание или конференция, и чем мы можем вам помочь в их организации, свяжитесь с нами любым удобным образом.

Например,  +7 (495) 644-97-70 или в форме обратной связи справа.

К игровым форматам мы можем дополнительно предложить:

  • поиск помещения;
  • организацию кейтеринга;
  • ди-джея;
  • фото- и видеосъемку.

Заказать сейчас

    Если у вас стоит задача разработки программы циклового совещания или корпоративной конференции, то мы можем помочь вам:

    • разработать концепцию и программу с учетом групповой динамики;
    • предложить инструменты для организации обсуждения и принятия решений;
    • встроить игровые механики, позволяющие повысить активность и вовлеченность участников;
    • повысить количество коммуникаций участников друг с другом, обеспечив построение горизонтальных связей;
    • предложить несколько вариантов заполнения пауз и вечерней программы — для повышения динамики и снижения формальности общения.

    Слагаемые успешного мероприятия

    Разработка программы совещания/конференции

    Любое мероприятие подвластно психологическим законам, и понятие «групповая динамика» применимо не только для тренингов. Закономерности эмоционального состояния участников, восприятия информации, работоспособности групп и многое другое должно учитываться при планировании стратегических сессий, корпоративных конференций и партнерских мероприятий.

    Мы поможем:

    • продумать программу, ориентированную на максимальную включенность участников — составить последовательность пленарных заседаний, презентационных блоков и перерывов;
    • сформировать список вопросов на рабочие группы и дискуссии (а также предложим инструменты фиксации результатов обсуждений);
    • разработать временное расписание, учитывающее  все вышеизложенные особенности.

    Инструменты для обсуждения и принятия групповых решений

    Одними из важнейших в организации и проведении стратегических сессий и конференций являются вопросы вовлечения участников и фиксации результатов групповых обсуждений.

    Именно поэтому мы предлагаем современные инструменты, признанные во всем мире и доказавшие свою эффективность для применения в России.

    «Бизнес-салфетка» — является продолжением методов mind mapping и business model canvas. По сути, это графический способ фасилитации обсуждения и повышения мотивации участников.

    «Бизнес-салфетка» относительно молодой инструмент. Разрабатывался он для применения на стратегических сессиях. Но мы используем его и для фасилитации совещаний или креативных сессиях. Особенно удобен при большом количестве рабочих групп, когда их необходимо вести по одной структуре обсуждения и получать результаты в одном формате.

    В некоторых случаях применение «бизнес-салфетки» позволяет снизить бюджет мероприятия за счет уменьшения количества фасилитаторов.

    Методы принятия решений

    В большинстве обсуждений, направленных на принятие решений, достаточно трудно добиться консенсуса. Особенно в ситуациях со множеством определяющих факторов. Именно поэтому существует множество методик, позволяющих делать это наиболее рациональным и безэмоциональным способом.

    Наиболее простым и часто используемым является голосование с множественным выбором.

    Более продвинутым можно считать метод decision grid, в котором отображается и оценивается каждый фактор. В результате принимается сбалансированное и взвешенное решение.

    Повышение вовлеченности участников совещания

    Здесь мы можем предложить интерактивные форматы для участников: от работы со стимульными картинками и «голосовалками» до создания обсуждения в социальных сетях или форума на сайте.

    Организация нетворкинга

    Одним из наиболее нами любимых форматов является организация обмена контактами между участниками. Возможность познакомиться с коллегами из других регионов или найти партнеров — одна из дополнительных выгод хорошо организованной конференции. Мы стараемся геймифицировать этот процесс, сделать его многомерным и интересным.

    Тимбилдинги и интерактивы на конференцию

    Каждая удачная конференция обязательно имеет в своей программе модули, которые помогают участникам быстрее познакомиться друг с другом или же выстраивают неформальную обстановку, снимают напряженность, веселят в паузах.

    Мы можем предложить целую батарею форматов:

    • энерджайзеры (например, Body percussion или барабанные интерактивы);
    • короткие командообразующие игры продолжительностью от 10 до 30 минут;
    • мастер-классы, которые можно проводить в перерывы;
    • относительно продолжительные деловые игры (до 3-4 часов), которые могут стать отдельным блоком программы идейно продолжающим обсуждаемые темы.

    Организация рефлексии

    Завершающие активности, помогающие подводить итоги очень важны для корпоративных конференций.

    Обычно для организации рефлексии процесса и результатов мероприятия мы используем несколько инструментов: формальных (например, анкетирование) и творческих. Это могут быть графические способы, театральные. Иногда, если позволяет техническое обеспечение, наши участники снимают фильмы. Конечно же, творческие форматы особенно запоминаются участниками мероприятий. Да и организаторам остаются материалы, которые можно использовать в промо-целях.

    МЫ СДЕЛАЕМ ВАШЕ МЕРОПРИЯТИЕ ИНТЕРАКТИВНЫМ И УВЛЕКАТЕЛЬНЫМ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ

      Свяжитесь с нами сейчас!

      И уже завтра мы будем работать над вашим совещанием.

      Уже 10 лет мы разрабатываем и помогаем проводить корпоративные конференции. Весь свой опыт мы готовы предложить для планирования вашего мероприятия.

      Наши консультанты работали с:

      Лаборатория Деловых Игр

      "Лаборатория Деловых Игр" - команда консультантов, бизнес тренеров и игропрактиков, работающих на рынке HR услуг с начала 2000-х.

      Последние записи

      Принцип Эйзенхауэра

      Время чтения: 15 мин Популярнейший метод расстановки приоритетов

      6 месяцев назад

      Что такое тимбилдинг простыми словами

      Время чтения: 15 мин Истоки тимбилдинга, виды программ, проблемы и решения

      6 месяцев назад

      Квест в Самарканде для форума

      3 дня вопросов для более чем 100 участников

      11 месяцев назад

      Развиваем будущих предпринимателей

      Развиваем навыки, полезные предпринимателям

      1 год назад

      Тимбилдинг «Китайские драконы»

      Соединение спорта и творчества в одной программе

      2 года назад

      Как побороть страх публичных выступлений

      Время чтения: 10 мин Подробно о страхе и путях его снижения

      2 года назад