Секреты эффективного совещания

Вы часто встречали людей, которые при слове “совещание” мечтательно закатывали глаза и потирали руки от предвкушения? Покажите нам! Это очень редкие экземпляры. Этот вид корпоративных коммуникаций (а особенно это проявлялось во времена ковидных Zoom’ов) часто вызывает зевоту и характеристики “долго, тягостно”. Хотя бывают примеры другого порядка, когда участники бурно подискутировав несколько часов, уходят с вопросами.

Поскольку мы занимаемся развитием сотрудников, проводим стратегические сессии и работаем с командами, хотим поделиться несколькими секретами успешного совещания.

Время чтения: 10-12 минут.

В этой статье будет про (в конце будет БОНУС):

Виды совещаний

Для чего проводятся совещания? Определим наиболее очевидные виды.

Информационное

Направлено на информирование сотрудников, создание общего понятийного поля. Это важно, поскольку создает возможность для равноправного участия и последующего распределения ответственности. Немаловажный аспект — информируя, вы транслируете определенную установку. А также держите руку на пульсе и поддерживаете коммуникации в команде.

Часто этот вид совпадает с оперативным совещанием или “планеркой” — регулярным ( и, надеемся, относительно коротким) мероприятием, на котором происходит обзор произошедшего за определенный период, распределение задач на следующий, разбор критичных случаев. Наиболее актуальны планерки для продающих подразделений и проектных команд, где за короткое время происходит много изменений.

Проблемное

Любое совещание, на котором происходит выработка решения, можно назвать проблемным. Будь то решение о выборе поставщика, “разруливание” проблем коммуникаций между подразделениями или согласование варианта новогоднего корпоратива. Предваряя дальнейшие рекомендации по проведению, скажем о важности знакомства всех участников с обсуждаемой темой. А также роли ведущего.

Стратегическое

Отдельно стоит выделить стратегическую сессию, как разновидность проблемного совещания. Мы уже много лет помогаем руководителям компаний разрабатывать программы дискуссий и фасилитируем сессии по принятию стратегических решений.

Что стоит отметить?

• Чтобы повысить точность принятия решений необходима тщательная подготовка (максимум информации о динамике показателей компании, рынка, окружения компании).
• Крайне важна системность мышления участников — умение строить “картинку” из разрозненных частей, строить прогнозы и определять приоритеты.
• При определении будущего компании мы не можем прогнозировать ситуацию  точностью до 100%.
• Часто принятие решение о будущем компании и путях достижения целей основывается не только на расчете, но и на ценностях. Поэтому особую важность имеет согласованность оценок участников.
• Стратегическая сессия, можно сказать, это структурированная дискуссия, в которой крайне важны правильно сформулированные вопросы.

Вам могут быть полезны наши услуги

Причины низкой эффективности совещаний

В ходе тренинга по навыкам проведения совещаний мы с участниками анализируем наиболее очевидные причины низкой эффективности. Среди них:

1. Отсутствие или нечеткость постановки целей. Без понимания этого весь процесс не движется никуда и превращается в простое общение.
2. Отсутствие регламента: целей, планируемой продолжительности (в т.ч. для каждого поднимаемого вопроса), выступающих, способа принятия решения и т.д.
3. Отсутствие протокола и фиксации принятых решений. Часто руководитель может дать устные “указания”, которые сотрудник будет интерпретировать в удобную для себя сторону.
4. Отсутствие или “слабость” ведущего совещание. Обязательно должен быть человек, который отвечает за соблюдение регламента и правила, следящий за временем и т.д.
5. Некомпетентность состава участников приводит к либо к потерям времени на их информирование по обсуждаемому вопросу (а иногда и споры, возникающие из-за разной трактовки), либо некачественному решению.

Основные принципы эффективных совещаний

Разберем основные принципы, соблюдение которых позволит повысить продуктивность совещания.

Конкретность

Заключается в нескольких моментах. Во-первых, постановка цели, способа принятия решения и прочих регламентных пунктов, а также поведение ведущего влияют на концентрацию внимания участников. Обсуждение не распыляется на отдельные сопутствующие и часто второстепенные темы.

Тайминг

Заранее разработанная программа помогает соблюсти длительность совещания в разумных пределах. Предположите, какова будет процедура обсуждения, будут ли необходимы мнения всех участников. В какой форме будет происходить выбор решения. Оцените длительность основных эпизодов… И умножьте на 1,2-1,5 в зависимости от особенностей целевой аудитории и сложности обсуждаемого вопроса.

Например, предполагается, что каждый из 7 членов совещания должен будет кратко ответить на небольшой вопрос. На каждого будет по 2 минуты. Значит вся дискуссия с подведением итогов и голосованием может растянуться примерно на 25-30 минут.

Кратковременность

Принятие решения о длительности совещания всегда сопряжено с выбором: обсудить максимально подробно или потратить время. Мы считаем, что, по возможности, надо минимизировать время совещания. Потому что человек без дополнительного стимулирования может держать внимание на одной задаче около 45-60 минут. После чего следует переключение или значительное снижение эффективности.

Одновременно с этим, если вопросы можно решить за 15 минут и менее, то подумайте, а стоит ли собирать совещание? Может решить эти вопросы по-другому?

Право на слово

Мы не декларируем обязательное равноправие всех участников совещания в конечном решении. Зачастую руководителю приходится брать на себя всю ответственность и принимать решение в одиночку. Но равноправие должно быть в том, чтобы иметь возможность высказать свое мнение. Особенно это касается собраний для принятия решения — иначе зачем собирались?

Закрепление результатов

Правило хорошего тона — работа секретаря, фиксирующего решения и подготавливающего приказ с четким указанием даты и формы отчетности. Но вы сами понимаете, в компании для этого должна существовать своя культура. Кстати, секретарь совещания может быть выбран из присутствующих.

Как и где развивать навыки проведения совещаний

Мы предлагаем несколько форматов, применимых в корпоративном обучении, для развития навыков эффективных совещаний:

Тренинг

Безусловно, самая популярная и привычная форма — корпоративный тренинг «Навыки проведения совещаний», в котором сочетается и теоретическая часть и возможность в коротких играх отработать базовые техники. Как мы уже писали выше, у нас есть такая программа для корпоративных групп (открытые тренинги мы не проводим).

Особую роль мы, конечно же, отводим ведущему совещания и его поведению. Это должен быть структурированный человек, имеющий достаточный авторитет и психологическую устойчивость для формирования пространства для обсуждения. Также важно обладать хотя бы базовыми навыками фасилитации: задавания вопросов, пониманием групповой динамики, развитой эмпатией и т.д. То, что можно назвать “коммуникативно развитый”.

Деловая игра

Второй формат по частоте применения. Игра на принятие решений или живого действия, моделирующая проект, в которой команда должна проанализировать информацию, рассмотреть варианты решений и возможные риски их реализации. Чаще всего строится на каком-либо аналитическом кейсе или ситуации моделирования проекта.

Симуляция на рабочем месте

Попробуйте взять любой сложный вопрос и разберите его, примите групповое решение. Отведите с командой на это не более часа. Периодическое повторение таких упражнений с передачей роли ведущего друг другу значительно прокачает ваши навыки.

Настольная игра для проведение совещаний

Сложные экономические игры или “еврогеймы”, в которых за персонажа может играть несколько человек, позволяют моделировать условия для принятия решений в группе. Мы разрабатываем настолки и проводим игротеки на основе существующих в продаже.

Причем, настольные игры для развития навыков проведения совещаний являются достаточно удобным и фановым форматом.

Примерное расписание (обычно это сессия на 3 часа):

 — открытие сессии: цели, регламент (10-15 мин)
 — небольшая лекция (15 мин)
 — правила настольной игры (15-20 мин)
 — игра в командах (до 100-120 минут)
 — рефлексия и/или лекция (20 мин)

Этапы подготовки и проведения совещаний

Разберем основные этапы планирования и важные аспекты при проведении совещания.

Подготовка к совещанию

• Обязательно определяем цели и задачи, а также список вопросов, которые должны быть обсуждены на конкретном совещании.
• Определяем примерное время для каждого вопроса и формируем общую длительность. Помним про групповую динамику и особенности внимания человека. Распределяем вопросы по степени сложности в соответствии со следующей рекомендацией.

• Формируем список участников.
• Делаем рассылку с программой/регламентом.
• Думаем над тем, какая информация необходима будет всем на совещании (или до него). Если необходимо, назначаем ответственных за сбор и предоставление во время обсуждения.

Начало совещания

Как уже было обозначено выше, начало совещания посвящено регламенту и постановке целей. Еще неплохо бы мотивировать участников на активность, предъявление своей позиции/мнений. Можно сделать краткий обзор результатов предыдущего собрания.

Кстати, на больших конференциях, которые мы помогаем разрабатывать, практически всегда идет приветственное слово руководителя или владельца. И этого нельзя избегать.

Проведение совещания

Самая важная часть с точки зрения результатов. И в ней особая роль отводится ведущему. Поскольку именно он структурирует обсуждение, задает вопросы, помогает участникам рассматривать все альтернативы и риски предлагаемых решений. Он же следит за тем, чтобы все участники имели равные возможности, соблюдали регламент высказываний. То есть ведущий должен обладать базовыми навыками фасилитации, достаточным поведенческим репертуаром и сформированным стилем ведения, адекватным данному обсуждению.

Завершение совещания

Это время посвящено подведению итогов, распределению ответственности. И опять — мотивации участников: можно поблагодарить за активность, попросить делиться ценными идеями/мыслями, если они появятся после совещания.

Правила эффективного совещания

В заключение еще несколько рекомендаций:

1. Созывайте совещания только в случае, если другие способы ознакомления с информацией или выработки решения невозможны.
2. Если вам нужно просто собрать мнения по какому-либо вопросу, сделайте для этого онлайн-форму или голосовалку.
3. Ставьте цели собрания и обозначайте критерии их достижения.
4. Ограничивайте количество тем обсуждения 2-3 вопросами.
5. Собирайте на обсуждение только необходимых для этого участников.
6. Заранее информируйте участников и особенно выступающих. Если необходимо, высылайте информацию к ознакомлению.
7. Если по какой-то причине большинство участников не сможет ознакомиться с материалами, то совещание лучше провести позже.
8. Наиболее удачным временем для организации совещания будут промежутки 10.00-12.00 (максимальная энергия и концентрация сотрудников), а также 15.00-17.00 (большинство дел уже завершаются, есть время на планирование и обсуждения).
9. Делать перерывы каждые 30-40 минут (естественно, не прерывая обсуждения вопроса).
10. Если в обсуждении принимают участие сотрудники разных рангов (в том числе, находящиеся в прямом подчинении), то вначале лучше предоставлять слово сотрудникам более низкого ранга.