Навыки проведения совещаний

Эффективное совещание обладает несколькими критериями: цели достигнуты с минимальной затратой времени, решения понятны и устраивают большинство и есть готовность их реализовывать, эмоциональное состояние участников на конструктивном уровне. Но как этого добиться? В этом тренинге мы вместе с участниками комплексно смотрим на организацию и проведение групповых обсуждений.

Навыки проведения совещаний

Целевая аудитория данного тренинга — руководители среднего и начального уровня, кадровый резерв, специалисты, входящие в состав рабочих групп. Хотя навыки проведения совещаний хотя бы на базовом уровне полезны всем сотрудникам.

Тренинг проходит в классическом формате: мини-лекции, кейсы и индивидуальные упражнения, дискуссии, ролевые игры (с возможностью видеозаписи), заполнение опросников.

После обучения участники смогут:

1. Оценить необходимость организации совещания.
2. Организовать совещание: определить цели, разработать программу и регламент, а также сформировать аудиторию
3. Проводить собрания, используя широкий инструментарий и осознанно выбирая адекватный стиль поведения.
4. Вовлекать участников, противостоять неконструктивному поведению.
5. Проводить эффективное обсуждение и принимать решение с минимальными затратами времени. А также согласовывать решения, за которые готовы брать ответственность.

Формальная информация

Целевая аудитория:

• руководители подразделений и проектные менеджеры, которым важно проводить совещания;
• кадровый резерв;
• специалисты и участники проектных команд.

Задачи:

• формирование позитивной установки на участие или проведение совещаний;
• знакомство с инструментами, помогающими проводить групповые обсуждения и принимать решения;
• развитие коммуникативных навыков, позволяющих организовывать и проводить совещания в качестве ведущего.

Длительность

Стандартная длительность — 8 часов. Но мы проводим и короткие развивающие сессии по 4 часа, в ходе которых отрабатывается одна из тем, а также проводится симуляционая/ролевая игра или кейс с групповым обсуждением.

Программа тренинга по проведению совещаний

Эффективность совещания

• Обзор личного опыта участников тренинга
• Симуляция «Совет директоров» (кейс+групповое обсуждение)
• Анализ: критерии эффективного совещания
• Ответственность ведущего и участников в достижении целей
• Причины неэффективности

Основные характеристики

• Типы групповых собраний
• Зачем необходимы и в чем преимущества совещаний
• Типы совещаний (по целям):
  • Информирование или Сбор обратной связи
  • Мотивация
  • Обучение/развитие
  • Контроль или постановка задач
  • Выработка решения
• Основные роли участников

Подготовка/планирование

• Цели и задачи совещания. Оценка необходимости организации
• Формирование повестки и регламента. Распределение вопросов по программе
• Оповещение участников. Постановка задач ответственным за вопросы/темы
• Вопросы организации пространства

Практикум «Мое совещание»

Основы групповой динамики

• Групповая динамика: понятие, слагаемые
• Ошибки ведущего, влияющие на групповую динамику
• Методы управления групповой динамикой
• Разные участники и способы минимизации неконструктивного поведения

Ролевая игра «Участники совещания»

Алгоритм проведения

• От открытия до завершения: «обязательные этапы» совещания, в зависимости от типа/целей

Поведение руководителя или ведущего совещание

• Эффективные установки для ведущего совещание
• Инструменты ведущего совещание
  • Регламент/правила
  • Презентационные навыки (подача и аргументация информации)
  • Методы фасилитации
  • Ассертивность: умение работать с агрессией и манипуляциями
• Выбор поведенческого стиля, адекватного целям и аудитории

Техники анализа информации и принятия решений

(Модуль собирается по запросу Заказчика и в зависимости от специфики целевой аудитории)

Постановка задач и контроль в совещании

• Управленческая культура, проявляемая в результатах совещаний
• О полезности протокола: что фиксируем в процессе и в завершении
• Техника постановки задач (и выбор стиля) и осуществление контроля
• Что после завершения?

Тренинг «Проведение совещаний»: алгоритм подготовки и проведения

1. Вы связываетесь с нами любым способом. И мы договариваемся с вами о встрече в удобное время.
2. Проводим диагностику:
   • Формулируем вместе с вами проблематику и цели тренинга.
   • Анкетируем или опрашиваем ваших сотрудников — узнаем все о специфике их деятельности.
   • Заодно диагностируем уровень знаний и навыков по теме.
   • Просим сотрудников описать проблемные ситуации для использования в тренинге «живого» материала.
3. Формируем программу тренинга и обсуждаем ее с вами.
4. Реализуем программу.
5. Предоставляем отчет по тренингу с рекомендациями по дальнейшему развитию сотрудников.
6. Если необходимо: тестовое задание для контроля знаний.
7. Оказываем поддержку полученных навыков: домашние задания, симуляционные сессии, консультации.

Весь этот важный и кропотливый путь мы проходим вместе с вами!

Кто проводит

Все наши тренеры имеют психологическое образование (что особенно важно в связи с рассматриваемой темой). Многие являются практикующими психологами или коучами. Помимо этого, большинство из них имеет управленческий опыт и обширный список проектов, связанных с развитием сотрудников. Например,

Преимущества тренингов от «Лаборатории Деловых Игр»